Vzor interních pravidel pro používání AI zaměstnanci

Důležité upozornění: Tento text je výchozí vzor, ne právní rada. Každá firma má jiné smlouvy se zákazníky, jiná data a jiné nástroje. Před zavedením si vzor upravte a projděte s lidmi, kteří za data a smlouvy odpovídají. U sporných bodů se poraďte s právníkem.

Níže je text, který můžete vytisknout a zaměstnancům rozdat. Hranaté závorky doplňte.

Pravidla pro používání AI ve firmě [název firmy]

Platí od [datum]. Týkají se všech, kdo pro firmu pracují, včetně brigádníků a externistů.

1. Které nástroje smíte používat

• Schválené nástroje: [seznam, např. firemní účet konkrétního AI asistenta].
• Soukromé účty a neschválené aplikace na pracovní věci nepoužívejte.
• Chcete-li vyzkoušet jiný nástroj, nejdřív se zeptejte (viz bod 5).

2. Co smíte do AI vkládat

Údaje dělíme do tří skupin.

Zelená: smíte volně

• veřejné informace, například text z našeho webu nebo katalogu
• obecné dotazy typu „jak sestavit nabídku“ nebo „shrň mi tento veřejný článek“

Žlutá: jen ve schváleném nástroji a s rozmyslem

• interní postupy, šablony a prezentace
• e-maily bez citlivého obsahu
• cenové podklady, které nejsou určené pro konkrétního zákazníka

Červená: nikdy

• osobní údaje zákazníků, zaměstnanců nebo uchazečů o práci (jména spojená s dalšími údaji, rodná čísla, zdravotní stav, mzdy, hodnocení)
• hesla, přístupové kódy, klíče a čísla platebních karet
• obsah smluv a údaje, u nichž jsme zavázáni mlčenlivostí
• výrobní postupy, výkresy a jiné know-how, které tvoří naši konkurenční výhodu
• účetní a finanční data, která nejsou veřejná

Platí jednoduché pravidlo: když si nejste jisti, berte údaj jako červený a zeptejte se.

3. Co smíte s odpovědí AI dělat

• AI se může mýlit, a to i sebejistě. Každou odpověď, kterou použijete, musíte sami zkontrolovat.
• Čísla, data, jména, citace a odkazy vždy ověřte v původním zdroji.
• Výstup AI neposílejte zákazníkovi ani úřadu, dokud ho nepřečetl člověk, který za věc odpovídá.
• Za výsledek odpovídáte vy, ne nástroj.
• Pokud text nebo obrázek vytvořila AI a jde ven z firmy, řiďte se pokynem [jméno] k označování.

4. Co AI nesmí rozhodovat

AI může připravit podklad, ale rozhodnutí vždy dělá člověk. Týká se to zejména:

• přijímání a propouštění lidí, hodnocení zaměstnanců
• schvalování úvěrů, slev a reklamací
• právních a smluvních závazků
• bezpečnostních a kvalitativních rozhodnutí ve výrobě nebo na stavbě

5. Koho se zeptat

6. Když se stane chyba

Vložili jste omylem červený údaj? Napište to ještě týž den osobě z tabulky. Nahlášená chyba se dá řešit, zamlčená ne.

7. Platnost a změny

Pravidla zkontrolujeme nejpozději [datum], nebo dříve, když zavedeme nový nástroj. Za aktualizaci odpovídá [jméno].

Potvrzuji, že jsem pravidla četl a rozumím jim.

Jméno: ____________ Datum: ____________ Podpis: ____________

Jak vzor upravit pro vaši firmu

• Doplňte schválené nástroje. Bez konkrétního seznamu zaměstnanci nevědí, co je dovoleno.
• Přizpůsobte červenou skupinu. Přidejte údaje, které jsou pro vás důležité: výkresy zakázek, ceníky pro odběratele, údaje o pacientech či klientech.
• Zkontrolujte smlouvy se zákazníky. Některé obsahují omezení, která patří do červené skupiny.
• Určete jmenované osoby. Kontakty v tabulce musí být lidé, kteří opravdu zvednou telefon.
• Vzor nechte projít právníkem a osobou odpovědnou za ochranu osobních údajů, pokud ji máte.
• Proškolte lidi. Projděte pravidla na krátké poradě a ukažte dva tři příklady z vašeho provozu.

Příklady využití AI agentů ve firmách podle oboruBezpečnost dat při nasazení AI ve firměAI novinky: co se změnilo a co to znamená pro firmu

Materiál připravila AI. Před použitím ho upravte podle své firmy. Nejde o právní radu.