AI v účetnictví: co jí svěřit a jak dodržet pravidla

AI může v účetnictví převzít hlavně přípravnou a kontrolní práci: číst doklady, navrhovat zaúčtování, párovat platby a upozorňovat na podezřelé položky. Konečné rozhodnutí o zaúčtování a o všem, co se dotýká konkrétních lidí, by měl dál dělat člověk.

Co může AI převzít a co ne

Následující rozdělení je obecné doporučení, ne právní výklad.

Čím víc výstup ovlivňuje daně, výkazy nebo konkrétního člověka, tím důkladnější musí být lidská kontrola.

Mzdy a lidé: kde platí čl. 22 GDPR

GDPR je evropské nařízení o ochraně osobních údajů. Jeho čl. 22 říká, že nikdo nemá být předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, pokud to pro něj má právní účinky nebo se ho to obdobně významně dotýká. Týká se to například mezd a hodnocení zaměstnanců, kde AI vstupuje do rozhodování o lidech.

Zákaz má výjimky. Rozhodnutí je možné, pokud je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy, pokud ho povoluje právo EU nebo členského státu, nebo pokud jde o výslovný souhlas člověka. U smlouvy a souhlasu musí firma zajistit alespoň tři věci: právo na lidský zásah, právo vyjádřit svůj názor a právo rozhodnutí napadnout.

Podle výkladu, který k článku uvádí web gdpr-text.com, nejde o výlučně automatizované rozhodnutí, když AI jen vytvoří doporučení a člověk rozhodne s přihlédnutím k dalším okolnostem. Formální lidský podpis ale nestačí. Kontrolu musí provádět někdo, kdo může rozhodnutí změnit a rozumí podkladům. Když účetní jen odklikává, co AI navrhla, jde stále o automatizované rozhodnutí.

Praktický příklad (ilustrativní): AI navrhne srážku nebo odměnu u zaměstnance. Mzdová účetní si návrh přepočítá, ověří podklady a může ho změnit. Zaměstnanec ví, na koho se obrátit, když s výsledkem nesouhlasí.

E-faktura: PDF v e-mailu nestačí

Poradenská firma DAÚC v komentáři k tématu připomíná, že PDF poslané e-mailem je jen digitální obraz dokladu. Skutečná elektronická faktura je strukturovaný datový soubor podle evropské normy EN 16931, v praxi ve formátu UBL nebo CII, které vycházejí z XML (zápisu dat, který počítač čte bez lidské pomoci).

Podle DAÚC přecházejí od 1. července 2030 v rámci evropského balíčku ViDA (modernizace DPH pro digitální dobu) vybraná přeshraniční plnění mezi firmami na strukturované elektronické faktury. Faktura se má vystavit zpravidla do 10 dnů od plnění. Naváže na ni digitální reporting, tedy předávání údajů z faktur finanční správě v krátké lhůtě.

ViDA ale podle téhož komentáře nestanoví, že každá faktura mezi dvěma českými firmami musí být od roku 2030 elektronická. O tuzemských fakturách rozhodne budoucí česká legislativa. Ministerstvo financí na své stránce o právních rámcích e-fakturace uvádí zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb. o DPH, zákon o zadávání veřejných zakázek č. 134/2016 Sb., směrnice EU o fakturaci a usnesení vlády č. 347/2017 o povinném přijímání elektronických faktur.

Už teď se vyplatí vědět, jestli váš účetní systém umí strukturované faktury číst i vystavovat. DAÚC doporučuje zapojit dodavatele ERP systému (firemního informačního systému) včas, protože tato schopnost bude jedním z hlavních předpokladů.

AI Act: co platí dnes

AI Act je evropské nařízení o umělé inteligenci. Podle webu businessinfo.cz, který připravila Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR, se týká všech firem, které AI používají, nejen těch, které ji vyvíjejí. Rozhoduje způsob použití a míra rizika, velikost firmy nehraje roli.

Pro účetní oddělení jsou důležité tři věci:

• AI gramotnost (čl. 4). Platí od 2. února 2025. Podle webu regulation-ai.eu ji nařízení (EU) 2026/1744, tzv. Digital Omnibus, přepsalo: firma musí přijmout opatření na podporu gramotnosti, ale nemusí zaručit konkrétní úroveň u každého člověka. Datum zůstalo.
• Transparentnost (čl. 50). Platí od 2. srpna 2026, tedy už dnes. Strojově čitelné označování výstupů u generativních systémů, které byly na trhu před 2. srpnem 2026, má lhůtu do 2. prosince 2026.
• Vysoké riziko. Businessinfo.cz upozorňuje na HR nástroje, scoring zákazníků a biometrii. Podle regulation-ai.eu se povinnosti pro samostatné vysoce rizikové systémy z přílohy III posouvají na 2. prosince 2027.

Česká republika k nařízení připravuje adaptační zákon, který upraví dozor, postupy a sankce. Podle portálu státní podpory podnikání (MPO a CzechTrade) je AI Act přímo závazný a nevyžaduje transpozici do českého práva.

Postup pro firmu

1. Zmapujte nástroje. Sepište každý AI nástroj, který účetní a mzdové oddělení používá. Počítejte i s AI funkcemi uvnitř běžného softwaru a s nástroji, které si lidé našli sami.
2. Určete odpovědnou osobu. Nemusí to být nová pozice. Stačí rozšířit povinnosti někoho, kdo účetnictví rozumí.
3. Napište jednoduchá pravidla. Jaká data se smějí do AI vkládat, co AI smí navrhnout a co musí schválit člověk.
4. Proškolte a zdokumentujte. Zapište obsah školení i to, kdo se ho zúčastnil.
5. Oddělte přípravu od rozhodnutí. U mezd a hodnocení lidí si určete, kdo má pravomoc návrh AI změnit.
6. Prověřte účetní systém. Zeptejte se dodavatele, zda zvládá strukturované e-faktury podle EN 16931.

Kontrolní otázky pro majitele

• Víte, které AI nástroje vaše účetní skutečně používají?
• Kdo ve firmě za jejich používání odpovídá?
• Má člověk, který výstup AI schvaluje, pravomoc a znalosti ho změnit?
• Může zaměstnanec požádat o lidské přezkoumání, pokud se ho rozhodnutí dotkne?
• Máte zdokumentované školení o AI?
• Umí váš účetní systém číst a vystavovat strukturované e-faktury?
• Kontroluje někdo pravidelně vzorek výstupů AI proti původním dokladům?

Příklady využití AI agentů ve financíchBezpečnost dat při nasazení AI ve firmě

Text připravila AI z uvedených zdrojů a prošel automatickou kontrolou faktů. Nejde o právní radu.